Financieel adviseurs, hypotheekbemiddelaars en administratiekantoren krijgen steeds vaker te maken met eHerkenning. Niet alleen voor hun eigen bedrijfsvoering, maar ook in de dienstverlening aan klanten.
De digitalisering van overheidsdiensten maakt eHerkenning tot een voorwaarde om efficiënt te kunnen werken. Toch blijkt in de praktijk dat nog niet alle kantoren goed zijn voorbereid.
Wat is eHerkenning en waarom groeit het gebruik?
eHerkenning is het digitale inlogmiddel waarmee bedrijven en organisaties zich identificeren bij overheidsdiensten en andere aangesloten partijen. Het is te vergelijken met DigiD, maar dan voor zakelijk gebruik. Met eHerkenning logt een ondernemer of medewerker veilig in bij instanties als de Belastingdienst, het UWV, de Kamer van Koophandel en de RDW.
De afgelopen jaren hebben steeds meer overheidsinstanties eHerkenning verplicht gesteld als inlogmethode. De Belastingdienst werkt toe naar Mijn Belastingdienst Zakelijk als centraal portaal voor alle ondernemers. Inloggen kan daar uitsluitend met eHerkenning op minimaal niveau 3. Ook het Kadaster heeft voor bepaalde diensten de overstap gemaakt naar eHerkenning. Voor financieel dienstverleners betekent dit dat ze zowel hun eigen toegang als die van hun klanten op orde moeten hebben.
Gevolgen voor de financiële adviespraktijk
Voor financieel adviseurs speelt eHerkenning op meerdere vlakken een rol. Kantoren die namens klanten handelingen verrichten bij de Belastingdienst of andere overheidsdiensten, hebben een eigen eHerkenningsmiddel nodig. Denk aan het indienen van btw-aangiften, het regelen van personeelszaken bij het UWV of het inzien van gegevens bij de Kamer van Koophandel.
Daarnaast krijgen adviseurs in klantgesprekken steeds vaker vragen over eHerkenning. Ondernemers die voor het eerst te maken krijgen met dit inlogmiddel, willen weten welk niveau ze nodig hebben en hoe het aanvraagproces werkt. Voor de adviseur is het waardevol om hier goed over te kunnen informeren. Dat versterkt de positie als breed georiënteerd aanspreekpunt voor zakelijke klanten.
De betrouwbaarheidsniveaus in de praktijk
eHerkenning kent verschillende betrouwbaarheidsniveaus, van EH2+ tot EH4. Het niveau bepaalt bij welke diensten je kunt inloggen en welke mate van beveiliging wordt toegepast. Voor de meeste overheidsdiensten is EH3 inmiddels de standaard. Dit niveau vereist een fysieke identiteitscontrole bij de aanvraag en biedt toegang tot vrijwel alle aangesloten instanties.
EH2+ biedt basisbeveiliging en is geschikt voor minder gevoelige diensten zoals Mijn RVO. EH4 is het hoogste niveau en wordt gevraagd door instanties met strenge beveiligingseisen, zoals bij octrooiaanvragen of specifieke gemeentelijke procedures. In de praktijk volstaat EH3 voor verreweg de meeste financiële dienstverleners en hun klanten. Wie een EH3-middel heeft, kan daar ook mee inloggen bij diensten die een lager niveau vereisen.
Het aanvraagproces voor kantoren
Het aanvragen van eHerkenning verloopt grotendeels online. Via een erkende leverancier kun je eHerkenning aanvragen via WE-ID en het proces binnen een week doorlopen. De aanvraag start met het invoeren van het KvK-nummer, waarna de gevraagde documenten worden geüpload. Bij EH3 vindt aansluitend een fysieke identiteitscontrole plaats, via een app of op locatie.
Na goedkeuring ontvangt de aanvrager een activatiecode waarmee het middel direct te gebruiken is. Kantoren met meerdere medewerkers die toegang nodig hebben, kunnen via een beheermodule eenvoudig extra middelen aanvragen en machtigingen beheren. Dat maakt het mogelijk om per medewerker in te stellen wie bij welke dienst mag inloggen namens de organisatie.
Aandachtspunten bij het gebruik
Een veelgemaakte fout bij de aanvraag is het invullen van een vestigingsnummer in plaats van het achtcijferige KvK-nummer. Dit kan ertoe leiden dat de koppeling met de gewenste dienst niet tot stand komt. Controleer daarom altijd welk nummer wordt gebruikt bij het aanvraagproces.
Daarnaast is het verstandig om de geldigheidsduur van eHerkenningsmiddelen goed bij te houden. Verloopt een middel ongemerkt, dan kan dat op een ongelegen moment leiden tot het verlies van toegang tot overheidsdiensten. Voor kantoren die werken met deadlines voor aangiften of subsidieaanvragen is dat een reëel risico.
Wet digitale overheid en toekomstige ontwikkelingen
De Wet digitale overheid (Wdo) brengt veranderingen mee in het stelsel van digitale identificatie. Er wordt gewerkt aan een Europese digitale identiteit en de mogelijkheid voor nieuwe inlogmiddelen naast eHerkenning. Toch blijft eHerkenning voorlopig het fundament van de zakelijke digitale toegang in Nederland. De overheid heeft aangegeven het huidige stelsel naast nieuwe ontwikkelingen in stand te houden.
Voor financieel dienstverleners is het advies om niet af te wachten, maar ervoor te zorgen dat zowel het eigen kantoor als de zakelijke klanten beschikken over een actueel eHerkenningsmiddel op niveau 3. Zo is de continuïteit van de dienstverlening gewaarborgd en blijft de toegang tot overheidsdiensten gegarandeerd.
Elke werkdag het belangrijkste financiële nieuws in uw mailbox? Meld u gratis aan voor InFinance Daily.
