Assurantiekantoren krijgen veel post, onder meer van verzekeringsmaatschappijen, zoals offertes, mutaties, schademeldingen en polissen. Deze post wordt in veel gevallen al wel gedigitaliseerd, maar er kan nog veel bereikt worden door de verwerking van deze post te optimaliseren.
Volgens Thom Menssink, Directeur van DDi Document Software uit Hoofddorp, kunnen assurantiekantoren fors besparen in tijd, geld en moeite, door de inkomende en uitgaande postverwerking niet alleen te digitaliseren, maar vooral te optimaliseren.
Menssink loopt al even mee in de wereld van documentautomatisering. In de praktijk ziet hij dat veel werkzaamheden in de assurantiemarkt nog behoorlijk traditioneel zijn. ‘’Bij veel kantoren wordt de post pas achteraf gescand om digitaal te archiveren. De kantoren die de post al direct bij ontvangst digitaliseren, zijn daarna toch nog erg druk om de poststuk op de juiste plek te krijgen, te behandelen en administratief te verwerken. De documenten gaan dan weliswaar digitaal naar de afdelingen, maar de rest van het proces gaat eigenlijk hetzelfde.”
Juist in deze processen is een directe besparing te realiseren. Menssink: ‘’Voor bijna 90% van alle post (ook via de mail) die een kantoor ontvangt is voorspelbaar waar deze over gaat; polis informatie, schade documenten en/of post van of over relaties. Laat software de post ‘lezen’ en beschrijf via instelbare regels wat er vervolgens met het poststuk moet gebeuren. Vooral met ‘voorspelbare post’ is veel resultaat te behalen.”
DDi heeft haar oplossing voor de digitale postkamer speciaal ingericht voor assurantiekantoren en door de integratie met Anva bijzonder geschikt gemaakt voor zogenaamde Anva kantoren. ‘’Uit onderzoek blijkt dat medewerkers van een assurantiekantoor ongeveer de helft van hun tijd bezig zijn met de verwerking van inkomende en uitgaande post. Dat is verloren tijd. De praktijk is echter dat binnen veel assurantiekantoren dat besef er nog niet echt is. Men is blijkbaar nog niet goed op de hoogte over de mogelijkheden van een digitale postkamer”, zegt Menssink.
DDi is nu bezig om de inkomende en uitgaande poststromen op elkaar aan te sluiten. Menssink: ‘’I am not a dreamer. Ik verwacht dan ook dat binnen afzienbare tijd inkomende papieren post (bijvoorbeeld prolongaties), zonder menselijk handelen, automatisch en toch op maat – dat wil zeggen gepersonaliseerd – digitaal wordt doorgestuurd naar de eindklant. Het gaat ons om het stroomlijnen van de postprocessen bij en tussen de assurantiekantoren. Dat moet leiden tot een verbeterde klantcommunicatie tegen lagere kosten en met minder moeite…’
Elke werkdag het belangrijkste financiële nieuws in uw mailbox? Meld u gratis aan voor InFinance Daily.
